Veel gebruikersorganisaties benutten hun opslagcapaciteit te weinig. Bovendien kunnen ze niet goed voorspellen hoe hun opslagbehoefte zal groeien. Daardoor zijn ze niet in staat hun data efficiënt te beheren en zijn ze te duur uit met hun opslag.

Uit onderzoek van Unisys onder tachtig Europese businessmanagers en CIO’s blijkt dat meer dan de helft hoogstens 50 procent van de aanwezige opslagcapaciteit benut terwijl een gemiddelde benutting vanaf 75 procent pas efficiënt wordt geacht. 17 procent van de ondervraagden weet niet eens wat het benuttingspercentage is. Daarnaast heeft een groot deel van de respondenten moeite om de groei van de hoeveelheid gegevens onder controle te houden. Voor het adequaat berekenen van de verwachte datagroei mist men informatie. Slechts de helft meent in staat te zijn de opslagbehoefte goed te voorspellen.

Peter Vermeulen, consulting manager bij IDC Benelux, noemt de resultaten van het onderzoek van Unisys nog “wat optimistisch. Veel opslagcapaciteit wordt niet gebruikt. Men redeneert dat er maar beter ruim kan worden ingekocht om problemen te voorkomen. Daarnaast worden gegevens op veel verschillende plaatsen opgeslagen, wat het onoverzichtelijk maakt. Met virtualisatie kun je wel iets winnen op dat gebied Groen speelt geen rol
De kosten van het energieverbruik zijn volgens Forrester maar een fractie van de aankoopkosten. Dat verklaart waarom het groene aspect van opslag een minimale rol speelt.

Een enkele draaiende harddrive verbruikt gemiddeld 22,5 watt. Gemiddeld kost 100 terabyte aan opslagruimte 4000 watt. Dat vereist volgens Forrester tweehonderd harde schijven. Per jaar komt dat neer op 34.398 kWh. Dat moet wel met een factor drie vermenigvuldigd worden tot 113.513 kWh, want het datacenter moet ook zorgen voor opslagcontrollers, energieconversie en koeling om die schijven te kunnen laten functioneren.

Bij een gemiddelde prijs van 13 eurocent per kWh kost 100 TB dus 14.756 euro. Forrester gaat ervan uit dat het ongeveer een miljoen euro kost om 100 TB opslaghardware aan te schaffen. Daarmee komen de energiekosten op rond 1,5 procent van de aanschafkosten. 
, maar ook dat gebeurt niet altijd even efficiënt. Met SAN’s kan het ook efficiënter.”

Volgens Vermeulen is het wel mogelijk om opslagbeheer uit te voeren met een onderbenutting van de capaciteit en te weinig informatie over de verwachte opslagbehoefte. “Maar het levert wel veel losse eindjes op. Wanneer kom je er dan wel achter dat er niet genoeg opslagcapaciteit meer is? Als het op is, en dat is niet erg handig. Het gevolg is dat er maar voor de zekerheid te veel opslagcapaciteit neergezet wordt. Dan betaal je dus te veel. Er moet een evenwicht zijn. Dat vereist dat je weet wat je gebruikt en dat je goed kunt voorzien wat je in de toekomst nodig hebt. Dat is op zich niet complex om te doen. Daar zijn goede tools voor verkrijgbaar. Dan is het beheer wel efficiënter. Je gebruikers zijn tevreden, je werkt efficiënter en je besteedt niet onnodig veel geld aan opslag.”

Ook Hans Timmerman, country technology manager bij de Nederlandse vestiging van opslagleverancier EMC, ziet bij veel klanten zelfs een slechtere benutting van de opslagcapaciteit. “Ik schat dat slechts 20 tot 30 procent van de opslagcapaciteit efficiënt is gevuld. Daarmee bedoel ik dat de rest dubbel is opgeslagen.” Hij wijst erop dat de hoeveelheid data die gemaakt wordt elk jaar met 60 procent groeit.

Gebruikers beperken zich daar in het geheel niet in en slaan het ook nog eens onnodig inefficiënt op. “Doordat de kosten van opslag steeds dalen, kost die datagroei niet veel meer geld. Maar de groei gaat zo hard dat we met de huidige technieken de data straks niet meer kunnen beheren.” Timmerman is er dan ook van overtuigd dat gebruikers minder overbodige informatie moeten gaan maken.
 
Ook moeten data slimmer worden opgeslagen met behulp van metadata en overbodige gegevens moet je vernietigen. “Technologieën als datadeduplicatie kunnen daarbij goed helpen. Als al die data zijn opgeschoond, moet men vervolgens automatisch gaan beheren, onder meer met virtualisatie. “Dan kun je efficiënt je dataopslag gaan beheren. Nu nog is men slechts 20 procent van de opslagkosten kwijt aan hardware en 80 procent aan het beheer ervan in de vorm van mensen. De technologie en software zijn voorhanden om je data op te schonen en veel efficiënter te beheren. Maar gebruikers zijn veel meer geneigd er gewoon maar een nieuwe box bij te kopen om al die gegevens op te slaan. Zeker toen het economisch nog goed ging, koos men daarvoor. Het alternatief is dat je heel goed na moet denken over je processen en die aanpassen. Dat is wel even zwaar, maar met beter georganiseerde informatie kan je meer besparen.”

Unisys stelt dat “storage een van de laatste niet-gemoderniseerde gebieden binnen IT” is. Nicola Wilton, director Information and Datamanagement bij Unisys: “Een manier om businessunits aan te moedigen proactief hun data te beheren, is hen te laten betalen volgens een consumptiemodel.”